van de Schokker Vereniging, opgericht 5 oktober 1985
vastgesteld op de Algemene ledenvergadering van 3 september 2016

1. Algemeen
Dit Huishoudelijk Reglement geldt als leidraad bij de praktische verwezenlijking van de doelstellingen genoemd in de statuten van de Schokker Vereniging.
 
2. Beleid
De doelstellingen van de vereniging zijn vastgelegd in artikel 3 van de statuten.
Het bestuur stelt ter verwezenlijking van deze doelstellingen steeds een beleidsplan op voor de duur van vijf jaar. Van de uitgewerkte doelstellingen en de voortgang van de verwezenlijking wordt kennis gegeven aan de leden via het Schokker Erf.
 
3. Het Schokker Erf
Het Schokker Erf heeft een deel nieuws en een deel historie met elk een eigen redactie. De eindverantwoordelijkheid berust bij een bestuurslid belast met de coördinatie van de redacties,  inclusief de contacten met de drukkerij. Minimaal één maal per jaar vergaderen beide redacties gezamenlijk.
 
4. Bezittingen vereniging
Realia worden beheerd door een commissie van één of meer bestuursleden. De commissie doet voorstellen voor aanwinsten, regelt bruikleen van leden en aan het museum of voor tentoonstellingen van derden en publiceert hierover in Schokker Erf en op de website. Een belangrijke taak is het verzamelen van nadere informatie over voorwerpen en afbeeldingen en het vastleggen daarvan op zodanige wijze dat de missie van de vereniging recht wordt gedaan. De bezittingen van de vereniging dienen goed te zijn verzekerd. De verzekerde waarde is een onderdeel van de collectieve verzekering van het Museum Schokland. Jaarlijks wordt een inventarisatie gedaan en hierover aan het bestuur gerapporteerd.
Boeken worden beheerd als onderdeel van het archief, door de secretaris.
 
5. Taken bestuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor de activiteiten van de vereniging. Het zorgt ervoor dat deze taak wordt uitgevoerd in overeenstemming met de statuten en het huishoudelijk reglement.
De jaarvergadering (algemene ledenvergadering) wordt gehouden tijdens de jaarlijkse  nieuwjaarsbijeenkomst (in principe op de tweede – en anders de derde - zaterdag in januari). Elk bestuurslid kan door het gezamenlijke bestuur worden afgevaardigd in werkgroepen en/of samenwerkingsverbanden met andere stichtingen, verenigingen, gemeente of provincie. Hiervan wordt steeds verslag gedaan in de bestuursvergaderingen. De vergoeding van, voor de vereniging, gemaakte kosten, behoeven de goedkeuring van het bestuur. Tevens stelt het bestuur de vergoeding vast voor het gebruik van eigen vervoermiddelen.
 
6. Taken van de afzonderlijke bestuursleden
·         de voorzitter:
o   geeft leiding aan het bestuur en zit de vergaderingen voor;
o   geeft leiding aan de verwezenlijking van de doelstellingen genoemd in het beleidsplan en bewaakt de termijn waarvoor het beleidsplan geldt;
o   bewaakt de gang van zaken binnen de vereniging en let op dat statuten en huishoudelijk reglement worden nageleefd;
o   verzorgt de voorlichting en onderhoudt de contacten naar derden. Hij/zij legt daartoe de nodige contacten. Hij delegeert zo nodig, na overleg met het bestuur, taken rondom communicatie en/of voorlichting aan een van de bestuursleden;
o   stelt, in overleg met de secretaris, de inhoud op van de agenda van de bestuursvergadering.
·         de secretaris:
o   zorgt voor de binnenkomende en uitgaande correspondentie, zo nodig in overleg met de voorzitter;
o   beheert het secretariële archief en de bibliotheek
o   is verantwoordelijk voor de notulen van bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen; stelt, in overleg met de voorzitter, de agenda op van vergaderingen;
o   is verantwoordelijk voor het jaarverslag aan de algemene vergadering; bewaakt de actiepunten van het bestuur / de bestuursleden;
o   houdt een rooster van aftreden bij van benoemde en herbenoemde bestuursleden;
o   registreert de namen en adressen van ereleden en leden van verdienste, inclusief datum en reden van benoeming.  
·         de penningmeester:
o   int de contributies en andere bijdragen; maant eventueel bij achterstand en rapporteert hierover,
o   administreert de in- en uitgaande gelden en voert het geldelijk beheer;
o   stelt de begroting en de jaarrekening op en verzorgt het financiële verslag aan de algemene vergadering;
o   verzendt op aanvraag van leden het overzicht van de laatst goedgekeurde financiële stukken, en roept tijdig voor de jaarvergadering de kascontrolecommissie op;
o   bewaakt de bezittingen van de vereniging, met name de waarde waarmee zij zijn opgenomen en draagt zorg voor een goede verzekering hiervan.
o   houdt de ledenadministratie bij, verzorgt het inschrijven van nieuwe leden en toezending van informatiepakket, verwerkt opzeggingen en royementen met berichtgeving aan de websitebeheerder voor afsluiten van inlogmogelijkheden.
o   houdt een lijst bij van ruilabonnementen en adverteerders in het Schokker Erf.
o   verzorgt tijdig het verzenden van een adequaat mailingbestand voor adressering van het Schokker Erf aan het bestuurslid belast met coördinatie hiervan. Dit dient te geschieden een week voor het begin van de maand waarin het Schokker Erf uitkomt.
 
7. Opzegtermijn leden
Opzeggen van het lidmaatschap van de vereniging dient  uiterlijk te geschieden in december  voor aanvang van het nieuwe kalenderjaar, bij de penningmeester.
 
8. Algemene ledenvergadering
Jaarlijks wordt op de tweede (bij uitzondering eventueel op de derde) zaterdag van januari de Algemene Ledenvergadering gehouden en daaraan verbonden een nieuwjaarsbijeenkomst. De Algemene Ledenvergadering wordt zo mogelijk gehouden op of in de buurt van Schokland.
 
9. Financiële overzichten
De jaarrekening van het afgelopen kalenderjaar, de balans en de begroting voor het nieuwe, juist gestarte jaar worden opgenomen in het Schokker Erf  van de maand februari en tevens gepubliceerd op de website op het alleen voor leden bereikbare deel, in januari direct na de vergadering van penningmeester en kascommissie. Op aanvraag wordt deze informatie per e-mail verstrekt aan leden.
 
10. Schokkerdag
Jaarlijks wordt een bijeenkomst van een dag georganiseerd voor leden. Deze wordt gehouden in of vanuit een plaats of gebied met een relatie tot de voormalige Zuiderzee. De bijdrage van deelnemers dient grotendeels kostendekkend te zijn. Een deelnemer kan na overleg met het bestuur een niet-lid introduceren voor deze bijeenkomst.
De bijeenkomst heeft het karakter van een informele, gezellige bijeenkomst, gericht op het (her)kennismaken met elkaar en het uitwisselen van informatie over Schokland en daarvan afkomstige families. Daarnaast is het bestuur op deze dag goed bereikbaar voor individuele leden.
 
11. Ereleden en leden van verdienste
Elk lid van de vereniging kan iemand voordragen om te benoemen tot erelid of tot lid van verdienste. Daarbij geldt dat een erelid doorgaans van buiten de vereniging komt en wordt voorgedragen vanwege zijn uitzonderlijke verdiensten voor Schokland, en een lid van verdienste doorgaans wordt voorgedragen vanwege zijn bijzondere verdiensten binnen de vereniging. Het bestuur, dat de voordracht toetst aan de statuten, legt deze met redenen omkleed voor aan de algemene ledenvergadering.
Ereleden worden uitgenodigd voor een algemene ledenvergadering maar hebben geen stemrecht. Ze betalen geen contributie. Leden van verdienste betalen wel gewoon contributie.